Waar moet ik een bestand opslaan? Een veelgehoorde vraag. Want, als je met Microsoft 365 werkt, heb je namelijk twee oplossingen waarmee je jouw bestanden kunt opslaan: OneDrive for Business en SharePoint. Een bestand opslaan lijkt heel simpel, dus waarom zijn er twee platformen vanuit Microsoft? Om die vraag te beantwoorden, leggen we in deze blog de verschillen uit én laten we zien voor welke situaties je welke oplossing het beste kunt inzetten.

OneDrive: persoonlijk

Met OneDrive for Business sla je al jouw persoonlijke bestanden op in de cloud, ook vanuit je lokale verkenner. De bestanden worden gesynchroniseerd naar alle devices waar OneDrive actief is. Heb je op je laptop een Word-bestand bewerkt? Dan zie je meteen op jouw andere devices het up-to-date bestand. Wanneer je dit bestand opent vanaf een ander device, kun je meteen verder gaan met bewerken.

Het grote voordeel van je bestanden opslaan in OneDrive, is dat je geen of heel weinig bestanden lokaal hebt staan op je devices. Wanneer je device kapotgaat, behoud je gewoon al je bestanden. En, zo bespaar je veel opslagruimte op jouw devices, waardoor deze lekker snel blijven werken!

In deze situaties gebruik je OneDrive:

• Je wilt altijd en overal veilig toegang hebben tot jouw persoonlijke bestanden.
• Je bent niet van plan de bestanden nu of later te gaan delen met veel collega’s.
• Als je met een beperkt aantal mensen werkt aan bestanden.

SharePoint: samenwerking

In SharePoint deel je gemakkelijk bestanden met de hele organisatie. Je kunt verschillende sites aanmaken, om per afdeling of project een aparte omgeving te maken. Op SharePoint plaats je bijvoorbeeld werkprocessen, nieuwsberichten, HR-documenten en het bekende declaratieformulier. Oftewel: bestanden waar de hele organisatie iets aan heeft. Centraal regel je in wie welke rechten krijgt.

SharePoint werkt ook samen met Teams. De bestanden die je daar deelt, worden aan de achterkant automatisch opgeslagen op SharePoint. Deze bestanden blijven behouden in SharePoint, ook als je een chat of kanaal in Teams verwijderd. Zo weet je zeker dat je bestanden veilig opgeslagen staan én blijven!

Lees ook: Ken jij de tijdbesparende Agenda en Planner functies in Microsoft Teams al?

In deze situaties gebruik je SharePoint:

• Hier deel je bestanden die belangrijk zijn voor de hele organisatie of een team.
• Met meerdere collega’s tegelijkertijd in een bestand kunnen werken.
• Je hebt centraal invloed op de rechten voor mappen of sites.
• Met SharePoint-sites geef je elke afdeling of team een eigen omgeving.
• Overzichtelijk: op één locatie sla je alle benodigde bestanden op voor een project.
• Met SharePoint kun je metadata aan bestanden toevoegen, zodat je bestanden nog makkelijker te vinden zijn met de zoekfunctie.

Kijkje achter de schermen

Om de verschillen tussen OneDrive en SharePoint nog duidelijker te maken, geven we een kijkje achter de schermen. Want, hoe is deze blog tot stand gekomen? Allereerst heb ik een opzetje gemaakt in Word. Dit bestand heb ik opgeslagen op OneDrive.

Mijn opzet heb ik nog een aantal keer doorgelezen en aangepast. Daarna heb ik het bestand op SharePoint geplaatst en een aantal collega’s gevraagd mee te lezen. Zij waren meteen enthousiast om mee te werken en zo konden we allemaal live in het bestand aanpassingen doorvoeren. Zo hebben we deze blog nóg beter gemaakt!

Efficiëntie en samenwerking

OneDrive en SharePoint hebben dus verschillende functionaliteiten. Als je als organisatie goed weet wanneer welke oplossing ingezet moet worden, breng je de efficiëntie en onderlinge samenwerking van jouw medewerkers omhoog.

Wil je samen met ons verder nadenken over hoe je OneDrive en SharePoint goed kunt inzetten in jouw organisatie? Of ben je benieuwd naar nog meer mogelijkheden om onderlinge samenwerking te bevorderen, met bijvoorbeeld Teams? Neem dan contact op met ons!