Back-uppen? Binnen Microsoft 365 gaat dat toch automatisch? Helaas! Microsoft zorgt voor het functioneren van hun omgeving, niet voor de beveiliging en back-up. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor je data en wat er met die data gebeurt. En als je zelf aan zet bent, dan is het goed om te weten waarom een back-up zo belangrijk is. Dat vertellen we je in deze blog.
Je back-up is je tijdmachine
Een back-up kun je zien als een soort tijdsmachine waarmee je terug kunt in de tijd. Je kunt er bestanden mee terughalen, of in het geval van een hack terug naar de situatie van voor de hack. Een back-up is essentieel voor ieder bedrijf, ook voor jouw bedrijf. Jij wilt toch ook geen belangrijke gegevens kwijtraken? Of je werk van meerdere dagen overnieuw moeten doen omdat je documenten zijn verdwenen of beschadigd?
Er kunnen zich verschillende situaties voordoen waarin het van belang is om terug te kunnen vallen op een back-up. Deze situaties kunnen veroorzaakt worden door mensen, techniek en beleid.
Mens
Fouten maken is menselijk. Het kan zomaar gebeuren dat jij of je collega per ongeluk een bestand verwijdert. Misschien werk je wel met meerdere collega’s in een document. Dan kan het zomaar zijn dat jij of je collega een wijziging doorvoert, die later toch niet juist blijkt te zijn. Dan is het fijn als je terug kunt naar een eerdere versie, zonder je werk uit de latere versies te verliezen. Want Microsoft biedt wel de optie tot version control, maar dan ben je al het werk kwijt wat je hebt gedaan na de versie die je wilt terughalen. Bij een back-up blijft je bestand gewoon staan, maar kun je daarnaast een eerdere versie van dat bestand terughalen. Zo kun je de gegevens die per ongeluk verwijderd zijn, uit het oude bestand halen en samenvoegen met je nieuwe document.
Maar ook met opzet kan er door menselijk handelen data kwijtraken of beschadigen. Denk hierbij aan een boze (ex) medewerker die besluit bestanden te verwijderen. Maar denk ook aan kwaadwillende die van buitenaf in je omgeving kunnen komen. Stel dat je toch te maken krijgt met een hack, heb jij dan een back-up klaarstaan om de hack teniet te doen?
Techniek
Ook op technisch vlak kunnen er situaties plaatsvinden waarbij het goed is om een back-up te hebben. Want ook techniek kan soms falen, bijvoorbeeld wanneer een computer vastloopt of een machine uitvalt. Dan wil je niet dat je bestanden beschadigd raken of verdwenen zijn. Ook dan is het fijn om terug te kunnen vallen op een back-up.
Beleid
Een andere reden om je back-up op orde te hebben is dat je soms verplicht bent om een back-up te hebben om te voldoen aan bepaalde regelgevingen, zoals de AVG of NEN 7510. Dit wordt ook wel dataretentie genoemd. Hierbij worden bedrijven soms verplicht om (persoons)gegevens een specifieke opslagperiode te bewaren. Hierbij kun je onderscheidt maken in data die nog actief wordt gebruikt en gearchiveerde data die alleen nog bewaard hoeft te worden.
Microsoft 365 back-up oplossing
Het is dus goed om een back-up te hebben om op terug te kunnen vallen. Wil je weten hoe onze Microsoft 365 back-up oplossing ervoor zorgt dat jouw bestanden en e-mails altijd beschikbaar zijn? En jou daarbij optimaal beschermt tegen ransomware? Lees hier meer over onze Microsoft 365 oplossing of neem contact met ons op.
