Wat een bijzonder jaar hebben we achter de rug. Centraal staat natuurlijk het Coronavirus en wat dit voor iedereen heeft betekend en nog steeds betekent. In het voorjaar van 2020 gingen bedrijven snel op zoek naar oplossingen om het thuiswerken mogelijk te maken óf nog efficiënter in te zetten. Nu, bijna een jaar later, zien we dat thuiswerken blijft. Hybride werken wordt onderdeel van de bedrijfsstrategie en uiteraard speelt technologie hierin een belangrijke rol.
Er gaat meer gekeken worden naar de persoonlijke wensen van medewerkers, efficiëntie en de praktische uitwerkingen. Dat vraagt om de benodigde aanpassingen op kantoor en op de thuiswerkplekken. Je denkt wellicht als eerste aan devices en verbindingen. De technologie heb je staan en nu is het belangrijk hoe je dit gaat inzetten. Hoe zorg je dat je digitaal, productief én veilig blijft (samen)werken bij een hybride manier van werken?
Heb jij al nagedacht over hoe je de hybride werkplek gaat verankeren in jouw organisatie? In deze blog vertellen we over een aantal cases die we de afgelopen tijd hebben gezien bij onze relaties. Lees en leer!
Accountantskantoor – 50 medewerkers
Bij dit kantoor waren alle medewerkers gewend om fulltime op kantoor te werken. Daar hadden ze alle dossiers fysiek staan en bij vragen liepen ze bij elkaar langs of stuurden ze even een e-mail. In maart 2020 was Teams snel ingericht, maar thuiswerken bleek nog niet zo makkelijk. Iedereen had de fysieke dossiers nodig om te kunnen werken. In de praktijk ging het zo: iedereen ging een aantal keer per week naar kantoor om dossiers op te halen of terug te brengen en een heleboel te printen.
Dit opende de ogen. Om technische klaar te zijn voor het thuiswerken moesten nu toch echt alle dossiers gedigitaliseerd worden. Deze wens was er uiteraard al langer. Alleen, de echte noodzaak was er eerder nog niet. Het werkproces verliep goed en het digitaliseren is natuurlijk een grote klus. Afgelopen voorjaar was deze noodzaak er wel en is er snel gestart met het digitaliseren van het proces. Nu staat alles centraal opgeslagen in SharePoint Online. Om succesvol te zijn, hebben alle medewerkers een training gehad hoe ze moeten (samen)werken met SharePoint en Teams. Het aspect ‘security’ stond hier ook prominent op de agenda, gezien de hoeveelheid gevoelige informatie waarmee zij werken.
Lees ook: Samenwerken vanuit huis: zo doe je dat met Microsoft Teams
Productiebedrijf – 200 medewerkers
Hier is volledig thuiswerken uiteraard niet mogelijk, de productie draait namelijk op locatie. Alleen het kantoorpersoneel kan vanuit huis werken. De uitdaging hier was: hoe zorgen we ervoor dat het ondersteunend personeel vanuit huis aangesloten blijft bij de productie?
Daar hebben we een mooie oplossing voor bedacht. De Team Leads zijn wel op locatie en sturen hier de productie aan. Daarnaast zijn zij de schakel tussen productie op locatie en degenen die thuiswerken. Om goed contact te houden met de thuiswerkers, zijn de vergaderruimtes op kantoor ingericht voor online vergaderen, uiteraard met de benodigde apparatuur. De Team Leads hebben vanuit deze ruimtes de hele dag door online meetings.
Daarnaast hebben we met Power BI een aantal dashboards gebouwd die zichtbaar zijn in Teams. Zo heeft iedereen, waar je ook bent, altijd inzicht in de productie. De Team Leads en de thuiswerkers zijn getraind op een aantal features van Teams: videobellen met de beschikbare apparatuur en het samenwerken rondom de dashboards.
Lees ook: 5 tips voor efficiënt vergaderen via Teams
SEVENP – 30 medewerkers
En dan nog iets over onszelf. Onze dienstverlening is natuurlijk gemaakt om vanaf elke locatie te kunnen werken. Het omschakelen van kantoor naar thuiswerken verliep dan ook soepel. Half maart is gerealiseerd dat we vanuit Teams kunnen bellen met het vaste kantoornummer.
Uiteraard houden wij ook uitdagingen. Op kantoor had bijvoorbeeld iedereen een eigen werkplek. In maart mocht iedereen spullen van kantoor meenemen naar huis om thuis comfortabeler te werken. Nu we nog wel een tijdje fulltime aan het thuiswerken zijn én we zien dat we in de toekomst ook deels blijven thuiswerken, wilden we een duurzaam plan maken. Want, de bureaustoelen van kantoor zitten wel lekker, maar passen niet in je eigen interieur. Dat geldt ook voor de beeldschermen, iedereen heeft andere wensen. Daarom hebben we voor elke medewerker een persoonlijk budget beschikbaar gesteld. Zo kun je in overleg je eigen thuiswerkplek vormgeven met ergonomische keuzes. Ook zijn we in gesprek gegaan met onze medewerkers dat het werken aan de keukentafel of op de bank geen lange termijnoplossing is. We moedigen onze medewerkers aan om echt een eigen plek te creëren voor de thuiswerkplek. Zo hebben we de afgelopen tijd al veel mooie thuiswerkplekken en -kantoortjes zien ontstaan!
Lees ook: Zo zorg je ervoor dat je overal kunt bellen met jouw vaste kantoornummer
Meer informatie over hybride werken?
Hoewel COVID-19 veel teweeg heeft gebracht, biedt het werkend Nederland ook een kans. Een kans om te onderzoeken hoe je je werkprocessen kunt optimaliseren met de inzet van hybride werken. Heb je behoefte aan kennis, informatie of een sparringpartner omtrent dit onderwerp? Neem dan contact met ons op, wij denken graag met je mee.
Tot slot wensen wij iedereen een goed nieuwjaar, met veel geluk en bovenal veel gezondheid.
