Iedereen bij SEVENP werkt primair vanuit huis deze periode, toch blijven we nauw met elkaar samenwerken. Dat doen we onder andere via Teams, het online samenwerkingsplatform van Microsoft. Wij werken hier al 3 jaar mee, maar sinds de intelligente lockdown, doen we dat nog intensiever. We zijn inmiddels een stuk wijzer geworden en onze tips en ervaringen met Teams delen we graag met jou.
Lees ook: Thuiswerken blijft: hoe veranker jij de hybride werkplek in jouw organisatie?
Tip 1: Teams benoemen en kanalen aanmaken
Wanneer je start met Teams is het verleidelijk om alles onder ‘Algemeen’ te hangen en voor kleine teams is dat misschien geen probleem. Maar als meerdere mensen binnen Teams gaan samenwerken raak je makkelijk het overzicht kwijt. Denk daarom goed na over de structuur van de teams. Zo hebben wij ervoor gekozen om per afdeling een team op te zetten en daarbinnen kanalen in te richten rondom projecten.
Tip 2: Houd het overzicht en maak afspraken
Oké, we hebben een aantal teams en kanalen opgezet. Nu is het belangrijk dat je het overzicht behoudt, zeker in de kanalen. De volgende zaken helpen ons daar heel goed bij:
- Stel voor jezelf in hoe je meldingen wilt ontvangen over nieuwe ontwikkelingen in een kanaal.
- Koppel de benodigde projectdocumenten, zodat ze voor iedereen eenvoudig toegankelijk zijn.
- Geef gesprekken een titel en maak kenbaar wanneer deze zijn afgerond.
Tip 3: Maak jezelf zichtbaar
Stel een zakelijke foto van jezelf in als profielafbeelding. Zo maak je communiceren via Teams persoonlijk, ondanks dat iedereen thuiswerkt.
Tip 4: Communicatie via Microsoft Teams – bellen, chatten en online vergaderen
Je hebt nu van alles ingesteld in Teams, je kunt gaan communiceren! Yes! Maak gebruik van alle mogelijkheden. Heb je een vraag voor een collega die je ook telefonisch kunt stellen? Doe dat dan, zo blijf je je onderdeel van een team voelen. Voor ons waren Teams-vergaderingen de eerste drie keer even wennen (123 test, hallo, kunnen jullie mij horen?), nu is dit heel normaal geworden.
- Zet daarom allemaal je camera aan tijdens het vergaderen. Onthoud dat expressie in een gezicht en lichaamshouding net zo belangrijk is als datgene wat er gezegd wordt.
- Maak gebruik van een headset, zodat je collega’s geen echo’s horen en zet jezelf op mute wanneer je niet aan het woord bent.
- Teams biedt de optie om de achtergrond wazig te maken – of binnenkort een eigen achtergrond te kiezen -, handig voor alle thuiswerkende papa’s en mama’s met veel speelgoed op de achtergrond ?.
- Hanteer dezelfde omgangsvormen als tijdens een vergadering op kantoor: kom op tijd, concentreer je enkel op de vergadering en maak oogcontact met je collega’s.
- Neem vergaderingen op. Tijdens de vergadering is deze optie beschikbaar via de … knop. Zo kan belangrijke informatie teruggezocht worden en kunnen collega’s die er niet waren, alsnog de vergadering achteraf volgen.
De telefonische bereikbaarheid is voor ons misschien wel het grootste voordeel van Teams nu we allemaal thuis werken. Wij hebben onze vaste kantoornummers gekoppeld binnen Teams, waardoor wij voor iedereen op de vertrouwde nummers bereikbaar zijn en met de bekende nummers naar buiten kunnen bellen.
Lees ook: Zo zorg je ervoor dat je overal kunt bellen met jouw vaste kantoornummer
Tip 5: Ook gasten kunnen worden toegevoegd
Werk je vaak samen met mensen buiten je organisatie? Binnen Teams is het mogelijk om gasten toe te voegen. Deze gasten hebben wel minder rechten, ze mogen standaard bijvoorbeeld geen kanalen aanmaken. Je kunt iedereen uitnodigen, ook mensen zonder Microsoft account. Het enige wat je nodig hebt is een e-mailadres.
Lees ook: Ken jij de tijdbesparende Agenda en Planner functies in Microsoft Teams al?
Extra tips voor Microsoft Teams:
- Sneltoetsen, wie kent ze niet. Ook Teams kent handige sneltoetsen. Wil je weten welke? Via de sneltoets Alt+/ krijg je een overzicht van alle beschikbare sneltoetsen in Teams.
- Wil je een bericht snel bij iemand onder de aandacht brengen? Gebruik dan de tag-functie door@ gevolgd door de naam van je teamlid te typen. Hij/zij krijgt hier direct een melding van.
- Liever 1-op-1 met iemand praten? Maak dan gebruik van de chatfunctie.
- Wil je onderweg bereikbaar zijn via Teams? Download dan ook de app op je telefoon.
- Safety first! Stel in dat afbeeldingen niet opgeslagen kunnen worden op een mobiele telefoon of lokale werkplek. Privacy gevoelige informatie kun je beschermen via DLP (Data Loss Prevention).
Wil jij ook samenwerken met Microsoft Teams?
Microsoft biedt de komende zes maanden haar zakelijke communicatie- en samenwerkingsplatform Teams gratis aan. Wil je ook gaan werken met Microsoft Teams? Kun je hulp gebruiken bij een goede voorbereiding? Of wil je graag met ons van gedachten wisselen over hoe je nog beter met elkaar kunt samenwerken als iedereen thuis werkt?
