Nu we flexibel thuis en op kantoor werken, vinden meetings vaak plaats met deelnemers op kantoor en online vanuit huis. Zelf hebben we het afgelopen jaar de uitdagingen ervaren van zo’n gemixte meeting. Je kunt je collega’s moeilijk verstaan of je kunt je vanuit huis lastig in het gesprek mengen. De mensen op kantoor zitten gescheiden van elkaar, of samen in een vergaderruimte achter één laptop. Hoe los je dit op? Hoe zorg je voor efficiënte meetings met mensen op kantoor én thuiswerkers? Dat doe je met een huddle room. In deze blog leggen we precies uit wat zo’n room is, wat de voordelen zijn en hoe je deze het beste kunt inrichten!

Lees ook: Thuiswerken blijft: hoe veranker jij de hybride werkplek in jouw organisatie?

Wat is een huddle room?

De naam komt van de Engelse term to huddle up: teamsporters komen tijdens een wedstrijd kort samen om snel de tactieken door te spreken. Een huddle room is een kleine ruimte die gebruikt wordt om te brainstormen, samenwerken of voor het uitzetten van strategieën en ideeën. Deze ruimtes zijn zo ingericht dat het laagdrempelig is om met collega’s te sparren en worden meestal ingericht voor 2 tot 6 personen. Door de technologie in deze ruimte, kunnen collega’s of externen op afstand net zo makkelijk meedoen als de collega’s op kantoor met Microsoft Teams. Zo wordt samenwerken makkelijker én leuker!

Lees ook: Samenwerken vanuit huis: zo doe je dat met Microsoft Teams

Hoe richt je zo’n ruimte goed in?

Eigenlijk heb je niet zoveel nodig voor een huddle room:

• Een kleine tafel centraal in de ruimte waar je comfortabel aan kunt zitten of staan.
• Een beeldscherm aan de muur. Hier sluit je een systeem voor videoconferentie op aan. Dit systeem bevat een of meerdere camera’s en microfoons, afhankelijk van de grootte van de ruimte. Hiermee zorg je voor een goede beeld- en geluidskwaliteit, zodat de online deelnemers iedereen goed kunnen horen en zien.
• Is dit scherm een touchscherm? Dan kun je het beeldscherm ook gebruiken om op te tekenen en te schrijven tijdens een brainstorm. Optioneel kun je een whiteboard toevoegen aan de ruimte. Dit whiteboard moet uiteraard voor iedereen goed zichtbaar zijn, ook de digitaal aanwezigen.
• En uiteraard: een goede internetverbinding en genoeg stroompunten. Medewerkers nemen namelijk hun eigen devices mee de ruimte in die naadloos moeten werken met de technologie in de ruimte.

Hoe gebruik je Teams in een huddle room? Onze partner Microsoft laat dat mooi zien in dit filmpje!

Wat zijn de voordelen van een huddle room?

• De kantoorruimte optimaal gebruiken. Voor een huddle room heb je weinig ruimte nodig. Nu er meer thuisgewerkt wordt, blijft veel kantoorruimte ongebruikt. Deze ruimte kan ingezet worden voor een huddle room. Of maak van een bestaande vergaderruimte twee rooms. Naast meetings met collega’s, kun je deze ruimte ook gebruiken voor webinars, presentaties, sollicitatiegesprekken of jezelf afzonderen om gefocust te kunnen werken.
• De productiviteit wordt verhoogd en (wellicht veel belangrijker) ook de creativiteit. Een open kantoorafdeling kan rumoerig zijn, met veel geluid. Een kleine vergaderruimte biedt de oplossing. Zo werken kleine teams samen zonder anderen tot last te zijn én zelf onderbroken te worden.
• Deelnemers voelen zich betrokken: door de webcams en microfoons in de huddle room en het grote beeldscherm aan de muur, is het makkelijk contact te maken en face-to-face deel te nemen, voor de fysieke én digitale deelnemers.

Wil je kort met elkaar overleggen of spontaan brainstormen? Doe dit dan gefocust in de flexibel te gebruiken huddle room, met alle fysieke en digitale aanwezigen. Zo voelt iedereen zich betrokken en dat bevordert de productiviteit en creativiteit. Oftewel, een huddle room maakt hybride werken nóg makkelijker en leuker!