Het gebeurt helaas regelmatig dat gegevens die per e-mail verstuurd zijn, onderschept worden. Ondanks dat alle bekende mailprogramma’s standaard al een heleboel beveiliging hebben ingeregeld én je een sterk wachtwoord hebt ingesteld. Hoe zorg je dat jouw gegevens -en in het bijzonder gevoelige informatie- niet in verkeerde handen komen? In deze blog geven we een aantal tips voor veilig e-mailen!
In basis valt of staat e-mailbeveiliging met hoe gebruikers hiermee omgaan. Je kunt het je medewerkers wel zo makkelijk mogelijk maken door aanvullende beveiligingsmaatregelen te nemen. Dit is extra belangrijk als je als bedrijf veel privacygevoelige informatie heen en weer mailt. Een klein foutje kan namelijk catastrofale gevolgen hebben. Een voorbeeld is een datalek. Wanneer een hacker de financiële inloggegevens heeft van jouw bedrijf, kan deze persoon het rekeningnummer op de facturen aanpassen naar zijn eigen rekening. Vanaf dat moment komen de betalingen niet meer bij jou binnen, maar op de rekening van de hacker.
Lees ook: Kun je hackers buiten de deur houden?
Alleen de ontvanger mag jouw e-mail lezen
De basis voor veilig mailen is uiteraard een sterk wachtwoord én Multi Factor Authentication, zodat kwaadwillende niet eenvoudig toegang tot je mailbox kunnen krijgen. Met de licenties Microsoft 365 Business Premium of Microsoft 365 E3, krijg je een aantal mooie opties. Als je gevoelige informatie wilt versturen, vink dan de optie ‘versleuteld versturen’ aan. Met deze techniek worden e-mails onleesbaar gemaakt tijdens de verzending voor mensen waar het bericht niet voor bedoeld is. Dat betekent dat alleen jij als verzender en de ontvanger(s) de e-mail kunnen lezen. Zo weet je zeker dat jouw e-mail veilig wordt verstuurd.
Lees ook: Hoe veilig is jouw wachtwoord?
Lees ook: Wat kun je het beste doen als MFA niet beschikbaar is?
En het kan nog veiliger! Als je niet wilt dat de ontvanger jouw e-mail doorstuurt, kun je voor een specifieke e-mail beperkingen instellen. Hierdoor is forwarden onmogelijk. Ook het printen van de e-mail of een screenshot maken is niet mogelijk. Probeert de ontvanger dit toch, dan wordt zijn of haar scherm zwart.
De ontvanger weet zeker dat jij de verzender bent van de e-mail
Je hebt vast weleens een e-mail ontvangen waarbij je twijfelde: ken ik deze afzender wel? Is deze e-mail spam of niet? Ergens in de e-mail heb je signalen gekregen om te twijfelen aan de geloofwaardigheid. Gelukkig zijn daar een aantal beveiligingstechnieken voor ontwikkeld, genaamd DKIM, DMARC en SPF. Deze drie e-mailtechnieken kijken allemaal naar de domeinnaam van de verzender. Ontvangers van een e-mail weten zo zeker dat de e-mail daadwerkelijk afkomstig is van de veronderstelde afzender. Dit betekent dat e-mailaanvallen beter worden herkend. Daarnaast is er ook nog anti-spoofing software, welke al je e-mail scant. Al deze technieken dragen er aan bij dat er minder verdachte e-mails in je mailbox belanden.
Virussen en malware: extra opties voor veilig e-mailen
Via e-mails worden veel virussen en malware verspreid. Goede antivirus software is dus cruciaal. In bijvoorbeeld Microsoft Defender for Office 365 zitten een aantal nuttige oplossingen, zoals Safe Links en Safe Attachments. Hiermee worden links en bijlagen in mailtjes die je ontvangt eerst gescand op virussen of andere gevaren, voordat je deze kunt openen.
Benieuwd naar alle mogelijkheden voor veilig e-mailen?
In deze blog hebben we een aantal technieken beschreven die ervoor zorgen dat jij veilig kunt e-mailen. Er is nog veel meer mogelijk! Denk bijvoorbeeld aan e-mails die geblokkeerd worden voor verzending omdat er privacygevoelige informatie in staat (zoals BSN-nummers).
Vind je het moeilijk om te weten waar je moet beginnen met het verbeteren van jouw e-mailbeveiliging? Of wil je meer weten over één van de oplossingen uit deze blog? Wij adviseren je graag! Neem dan contact op met ons.
