Welke uitstraling heeft mijn bedrijf naar buiten toe? Als dat voor jou geen belangrijke vraag is, dan toch zeker wél voor je manager. In een tijd waarin veel communicatie via e-mail verloopt, is een eenduidige uitstraling best een uitdaging. Zeker als medewerkers gebruik maken van uiteenlopende devices om e-mails te versturen. Exclaimer lost deze uitdaging op en zorgt ervoor dat iedere e-mail er perfect uitziet. Inclusief een bedrijfslogo en gepersonaliseerde handtekening voor iedere medewerker! En alsof dat nog niet genoeg is, biedt deze tool gouden kansen om kortingsacties, nieuws en blogs onder de aandacht te brengen van je klanten. In deze blog vertellen we meer over Exclaimer en wat de toegevoegde waarde van deze tool is voor jouw organisatie.
Wat is Exclaimer?
Simpel gezegd is Exclaimer software die de e-mailcommunicatie vanuit jouw bedrijf voorziet van opmaak in een door jou bepaald uiterlijk. De meest in het oog springende functie is het toevoegen van een handtekening aan iedere e-mail. Uiteraard voorzien van up to date contactgegevens van de afzender. Exclaimer is als geen andere tool in staat om de branding binnen een bedrijf consistent te maken en jouw merk in het beste licht te zetten. Omdat de opmaak en handtekening door Exclaimer worden toegevoegd aan de e-mail wordt mobiel werken gestroomlijnder. Verzonden e-mails vanaf een mobiel apparaat zien er exact hetzelfde uit als e-mails die vanaf je werkplek worden verzonden.
Lees ook: Thuiswerken blijft: hoe veranker jij de hybride werkplek in jouw organisatie
De handtekeningen worden ontworpen en beheerd vanuit een dashboard. Dat betekent dat ze op elk moment centraal kunnen worden bijgewerkt en gewijzigd. Daarmee behoort het op iedere machine handmatig aanpassen van een handtekening tot het verleden. Omdat de actuele persoonsgegevens van de afzender afkomstig zijn uit Microsoft 365 is het heel eenvoudig om bijvoorbeeld een mobiel telefoonnummer te wijzigen. Ook kun je iedere handtekening voorzien van actualiteiten. Zo vind je een verwijzing naar deze blog terug in de e-mailhandtekening van alle SEVENP medewerkers, tot de volgende blog verschijnt. Je hoeft je gedachten maar de vrije loop te laten om te bedenken welke mooie marketingmogelijkheden dit biedt voor jouw bedrijf.
Mogelijkheden met Exclaimer
Signature rules
Deze functie maakt het mogelijk om gedetailleerd in te stellen wanneer een e-mail wordt voorzien van een handtekening en wanneer niet. Zo kun je in een eerste bericht aan een klant de volledige handtekening laten doorsturen. Wanneer je vervolgens met die klant in gesprek raakt, kan Exclaimer dit herkennen en hierop anticiperen. Op die manier kun je ervoor kiezen om na de eerste e-mail alleen nog de verkorte versie van je handtekening mee te sturen. Dit voorkomt dat je contactpersoon iedere keer door dezelfde handtekening heen hoeft te scrollen. Ook kun je ervoor kiezen om de handtekening bij interne e-mails volledig achterwege te laten.
Locatie
Exclaimer is ook in staat om te bepalen waar je vandaan mailt. Dit maakt het mogelijk om je huidige locatie toe te voegen onderaan een e-mail. Dit klinkt misschien als overbodige luxe, maar zeker voor intern mailverkeer kan het een toegevoegde waarde hebben. Zeg nu zelf, als je erachter komt dat je collega je een e-mail stuurt vanaf dezelfde locatie als waar jij bent, waarom zou je het gesprek dan niet voortzetten bij de koffieautomaat?
Groepen
Daarnaast kun je specifieke handtekeningen toekennen aan verschillende groepen en rollen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor sales medewerkers die relaties willen laten weten dat ze binnenkort op een beurs staan. Een ander voorbeeld is dat je als technisch medewerker in je e-mailhandtekening kunt verwijzen naar een artikel met nuttige weetjes of praktische oplossingen.
Templates
Tot slot kun je gebruik maken van de templates die door Exclaimer beschikbaar worden gesteld. Zo hoef je niet from scratch te beginnen voor je eigen organisatie en kun je een bestaand template als basis gebruiken. Uiteraard kun je ook tot in detail een eigen template (door ons laten) ontwikkelen.
